Slik bruker Hydro intranettet for å nå 13 000 ansatte

Med vel 13 000 ansatte og virksomhet i mer enn 50 land, har Hydros intranett en sentral rolle i den interne kommunikasjonsstrategien.

Utenlandske arbeidere.
Utenlandske arbeidere.

Da Hydro i april 2015 lanserte et helt nytt intranett, var det et møysommelig arbeid som lå bak, forteller Jorunn Frafjord. Hun jobber som Digital manager i kommunikasjonsavdelingen hos Hydro.  

Frafjord minnes godt alt arbeidet som ble nedlagt. Ikke bare var det en del tekniske utfordringer knyttet til et så stort prosjekt og mye som skulle koordineres mellom HR-, IT- og kommunikasjonsavdelingen, men det mest krevende var å lage et intranett som skulle ivareta behovene til alle 13 000 ansatte, uansett rolle og hvor i verden de jobber.

- Før vi lanserte Hydros intranett i april i fjor, testet vi det opp og ned i mente. Vi justerte mye før lansering. Målet var å lage et intranett som inneholdt all relevant informasjon formidlet på en slik måte at alle i selskapet kunne ha glede av intranettet, forteller Frafjord.

Med et ønske om å komme raskt i mål, er det fristende å gå fort frem. Men hastverk blir fort lastverk, advarer Jorunn Frafjord

- Innsikt er viktig! God kunnskap om brukernes behov og hva som ikke fungerer med nåværende intranett, er utrolig verdifullt når man skal lage en ny intranettløsning. Legg derfor mye arbeid i forarbeidet og intern forankring. Tar du snarveier, så vil du fort få lide for dette på et senere tidspunkter.

 

Ansatt metallarbeider kontroller dimensjoner

Teknisk løsning må tilpasses bedriftens behov

Hydro har brukt Episerver som CMS for sitt intranett siden 2007. Frafjord er godt fornøyd med løsningen, men påpeker at det er viktig å tilpasse den tekniske løsningen til egne behov. For Hydros del har det for eksempel vært hensiktsmessig at alle personaldata ligger i et HR-system som heter Cornerstone, mens alle dokumenter ligger lagret i Sharepoint.

- Brukerne av et intranett må ikke bare oppleve det som enkelt å finne frem, men de må også kunne stole på at informasjon er riktig. Det er i den sammenhengen viktig å ha et bevisst forhold til hvor man samler ulik informasjon, sier Frafjord.

Alle som har jobbet med intranett, vet at det kan være krevende å få folk til å lese viktig innhold i en travel hverdag. For Hydro handler det om å gjøre innholdet nyttig og relevant. Når nyheter publiseres, merkes dem med en «tag» som gjør at de rette personene får informasjonen i sin nyhetsstrøm, mens alle andre ikke blir eksponert for denne informasjonen. Varsling om teknisk vedlikehold på fabrikken på Karmøy er for eksempel kun relevant for en brøkdel av Hydros ansatte. På denne måten får hver enkelt arbeidstaker mye mer relevant innhold.

Til tross for at personalisering ved hjelp av «tags» er en sentral del av Hydros intranett, er alle nyheter tilgjengelig for alle, med små anstrengelser, påpeker Frafjord.

- Alt på vårt intranett er åpent og tilgjengelig gjennom søk og navigasjoner. I tillegg kan brukeren på sin egen brukerprofil abonnere på lokale nyheter fra bestemte områder og da dukker de opp på startsiden sammen med brukerens vanlige nyheter.

 

Ønsker mer enn nyheter

Det er i dag cirka 150 personer som kan publisere innhold på Hydros intranett. Nyheter som kun vises til brukere i visse land eller regioner, publiseres uten spesielle godkjennelser fra kommunikasjonsavdelingen stasjonert på Hydros hovedkontor på Vækerø i Oslo. Det er kun globale nyheter som går ut til hele konsernet som må godkjennes før det legges ut på intranettet som gjerne kan ha 150 000 besøk på én måned. For å sikre et best mulig samarbeid og innhold, møtes alle innholdsforvalterne årlig for opplæring og erfaringsutveksling, forteller Frafjord.

En av tingene som Hydro etter hvert har erfart, er at intranettbrukerne ønsker mer enn bare rene nyheter.

- Vi ser på statistikken at brukere ikke bare vil ha nyheter, men også tilgang til verktøy og praktisk informasjon, sier Frafjord. Hun trekker frem ansattoversikter, ansattgoder, ansattvilkår, børskurs (Hydro er børsnotert og mange ansatte har aksjer), ledige stillinger, organisasjonsmeldinger (for eksempel hvem som slutter og begynner), tilgang til e-læring og informasjon om kantinen og parkeringsbestemmelser som noen eksempler. Også dette er informasjon Hydro har tilpasset de ulike brukerne som kan ha helt ulike interesser og behov, avhengig av stilling og geografisk tilhørighet.   

 

Skjermdump av Hydros intranett

Kombinerer nye og tradisjonelle kanaler

Med så mye viktig informasjon som Hydro har samlet på sitt intranett, er det selvsagt viktig at innholdet blir lest. I et industriselskap med mer enn 13 000 ansatte og kun 6-7000 datamaskiner, er det nødvendig å tenke alternativt. For å sikre en god informasjonsflyt, hender det også at viktige nyheter printes ut og henges på veggen i kantinene eller på fabrikkene. I Brasil og Tyskland brukes fortsatt også e-post som kanal for å formidle en del informasjon via egne nyhetsbrev. Dette er jo veldig tradisjonelle grep for å sikre god intern kommunikasjon. Nå testes også en mobilversjon av intranettet. Dette har vært et større arbeid grunnet ulike sikkerhetsmessige aspekter, forteller Frafjord.

Til tross for mange gode tilbakemeldinger fra kolleger, dukker det naturligvis jevnlig opp forslag til forbedringer. Frafjord forteller at hun setter pris på det interne engasjementet, men at selskapet nå ikke gjør noen særlige endringer, før en større evalueringsprosess er avsluttet i løpet av noen få måneder.

- Før vi lanserte intranettet i fjor våres, ble det bestemt at vi skulle gjennomføre en større intern brukerundersøkelse etter et års tid. I tillegg til en brukerundersøkelse, blir det brukertester, fokusgrupper og gjennomgang av statistikk. Ut i fra det vi avdekker i denne sammenhengen, vil vi bestemme veien videre. Vi gjør altså ingen større endringer nå før vi har hatt en skikkelig gjennomgang. Vi kan alltid bli bedre.

 

Om Hydros tekniske løsning

  • Har brukt Episerver siden 2007. Intranettet er laget med Episerver CMS. Det gjelder for øvrig også konsernets åpne nettsider, Hydro.no og Hydro.com. Episerver Find brukes som intern søkemotor.
  • Bruker Webtrends for analyse.
  • Intranettet har innhold på fire språk (norsk, tysk, engelsk og portugisisk). Brukerne kan selv velge ønsket språk under sin profilside.
  • Hele den tekniske løsningen er lagret i skyen på Microsoft Azure.

 

Ønsker du mer informasjon?



Bransje

Produkter



Norsk Hydro


Besøk Norsk Hydro
www.hydro.com

www.hydro.com


Making the Most of Agile in Marketing

Agile principles have the power to help any business function move more swiftly, efficiently and decisively. This is where you say: ‘All except Marketing, right?’ And we say: ‘No, even Marketing, with its myriad, overlapping projects, and globally disparate teams.’

Read our eBook to hear five pioneers of agile marketing share their experiences and advice. Learn how to:

  • Drive creativity with agile thinking
  • Make agile principles and best practices play together nicely
  • Support agile processes with marketing automation
  • Stop before you take agile too far

Last ned